Sécurité des données

Conditions d'utilisation

RéseauConnect

RéseauConnect en sa qualité de concepteur de solution métier est conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), aucune des informations, documents et échanges déposés sur nos plateformes pour l'ouverture et la gestion de votre compte ne sont exploités à des fins commerciales, ni ne servent à des fins de prospection que ce soit de la part de RcTRouver et/ou RcImmo ou autres espaces à venir ainsi que nos partenaires professionnels.

Aucune de vos informations ne sera revendue, donnée, échangée sans une demande spécifique nécessitant votre consentement.

RéseauConnect a une fonction de stockage "sécurisée" de vos informations, il est précisé que la plateforme n'a pas accès aux contenus des espaces ouverts par les particuliers et professionnels pour leur usage personnel et/ou professionnel, vous êtes individuellement, ainsi que l'administrateur de l'espace, seul responsable de tous les contenus publiés, pièces, images et vidéo stockés sur les espaces mis à disposition à titre personnel.

RéseauConnect ne pourra pas être tenu pour responsable des données et documents que les utilisateurs pourraient être amenés à stocker et l'utilisation ou exploitation qui pourrait en être faite.

RéseauConnect propose des services stables, maintenus en état de fonctionnement, mis à jour pour rester performants et répondant aux exigences de sécurité à plusieurs niveaux en fonction de la sensibilité des données stockées.

La responsabilité de RéseauConnect ne pourra être recherchée que s'il est prouvé sa défaillance dans le stockage et protection des données qui lui ont été confiés. 

Toute l'équipe RéseauConnect vous remercie pour votre confiance et met tout en œuvre pour protéger vos données et vous apporter entière satisfaction.

Une question, une interrogation sur la protection des données ? N'hésitez pas à nous contacter : rgpd@reseauconnect.com

Tous concernés, les bons réflexes à avoir lors de la collecte de données

1- Ne collectez que les données vraiment nécessaires

Posez-vous les bonnes questions :

• Quel est mon objectif ?
• Quelles données sont indispensables pour atteindre cet objectif ?
• Ai-je le droit de collecter ces données ?
• Est-ce pertinent ?
• Les personnes concernées sont-elles d’accord ?

2- Soyez transparent

Une information claire et complète constitue le socle du contrat de confiance qui vous lie avec les personnes dont vous traitez les données.

3- Pensez aux droits des personnes

Vous devez répondre dans les meilleurs délais, aux demandes de consultation, de rectification ou de suppression des données.

4- Gardez la maîtrise des données

Le partage et la circulation des données personnelles doivent être encadrés et contractualisés, afin de leur assurer une protection à tout moment.

5- Identifiez les risques

Faites un point sur vos procédures de sécurité, limitez l'accès aux données, vous réduirez ainsi les risques de perte, de vol, de détournement...

6- Sécurisez vos données

Les mesures de sécurité, informatiques mais aussi physiques, doivent être adaptées en fonction de la sensibilité des données et des risques qui pèsent sur les personnes en cas d’incident.

Nous attirons votre attention sur le fait que toutes les entreprises ou organisations qu'elles soient professionnelles ou bénévoles qui collectent des données personnelles sous quelque forme que ce soit, physique ou dématérialisée se doivent de respecter certaines règles comme :

• Demander le consentement avant toute collecte de données aux personnes concernées et leur indiquer certaines consignes comme :
  
  • La nature des données 
  • L'objet de cette collecte
  • Les conditions de stockage et la sécurité mise en place 
  • Les modalités pour que le propriétaire des données puisse :
    • Les consulter
    • Les modifier
    • Demander leur portabilité
    • Leur anonymisation
    • Leur destruction
    • En récupérer une copie...

Pour compléter cette liste non exhaustive et mieux comprendre le fonctionnement de la collecte des données personnelles et le RGPD, nous vous proposons de consulter le site de la www.cnil.fr ainsi que les liens suivants :

• De quoi parle-t-on ? 

• Les bons réflexes          

Les données collectées ne pourront pas, sans le consentement des personnes concernées, être exploitées et/ou partagées avec des tiers.

Pour chaque utilisation des données personnelles pour une exploitation de quelque forme que ce soit il doit être demandé un consentement par usage.

La demande de consentement général regroupant plusieurs usages n'est plus conforme au RGPD.

En cas défaillance ou d'un contrôle opéré suite à une plainte auprès des services de la CNIL, les personnes morales qui détiennent des données personnelles devront pouvoir donner et expliquer toutes les procédures mises en place.

Nous vous recommandons dès à présent de désigner une personne qui aura été formée, sensibilisée aux procédures pour le traitement des données et qui pourra ainsi répondre aux questions des utilisateurs et des instances de contrôle.

Nous vous rappelons qu'en tant qu'administrateur et collecteur de données personnelles, vous devez tenir un registre.

Pour en savoir plus et trouver un exemple de tableau, vous pouvez consulter le site de la CNIL dont voici le lien :

•  Le registre des activités de traitement des données

Nous vous rappelons que la collecte de données personnelles fait partie d'un ensemble de procédures qui en cas de dysfonctionnement pourra impacter et entraîner la recherche de responsabilité des personnes ayant une action plus ou moins directe dans la collecte, le traitement et le stockage des données. Il vous incombera alors de prouver que l'ensemble des procédures et les personnes concernées ont appliqué les protocoles afin que leur responsabilité ne soit pas recherchée.

Professionnels, en cas de fautes avérées, votre responsabilité sera directement recherchée, mais sachez que votre réseau, si vous êtes concernés, pourrait également être inquiété et sa responsabilité engagée s'il est avéré qu'il était au courant de vos agissements et n'avait pas agi, aveuglé par l'appât du gain que vos pratiques génèrent.  

Dans ce cas, il pourrait lui être reproché de ne pas avoir répondu à son obligation de formation, de moyen de contrôle suffisant et de ne pas vous avoir aidé dans la mise en place de procédure spécifique.

En cas de suspicion de vol, un acte malveillant, piratage ... portant sur les données collectées, vous devez en faire la déclaration à la CNIL et cela dans un délai recommandé de soixante douze (72) heures, si ce délai est dépassé, il vous sera demandé de vous en expliquer, pour plus d'information consulter le lien  Notifier une violation de données personnelles    

Sécurité individuelle des comptes utilisateurs

Pour information, la plupart des attaques et actes malveillants se font par le biais des comptes individuels et cela est souvent dû à une méconnaissance des règles de base ou à une négligence lors de l'application des règles élémentaires de sécurité concernant principalement les trois points suivants : 

• Mot de passe

Lors du choix de votre mot de passe, nous vous invitons à le rendre unique et d’une structure complexe (signes, chiffres, lettres minuscules et majuscules), la plupart des sites sont piratés non pas par une faille de leur système de défense mais par les comptes des utilisateurs qui n’ont pas été assez protégés.

• Anti-virus

Nous vous conseillons d'installer sur l'ensemble de vos supports, poste fixe et nomade, un anti-virus et de le maintenir à jour. 

• Filtre des messages entrants

Il a été prouvé qu'une bonne partie des attaques et infiltrations de virus et autres menaces sont le fait de l'utilisateur lui-même.

En effet, ce dernier a tendance à faire confiance aveugle aux invitations et sollicitations de toute part sur le net en cliquant sur des liens ou pièces jointes, ce qui ouvre une faille dans son système informatique et permet aux personnes malveillantes de s'y introduire.

Une règle simple à appliquer, au même titre que vous ne laissez pas rentrer chez vous un inconnu, n'ouvrez pas de pièces et ne cliquez pas sur des liens non reconnus et jugés fiables.  

Consentement / Conditions d'utilisation

Il est rappelé que l'ouverture de votre compte a nécessité votre consentement concernant le traitement de vos données personnelles ( Prénom / NOM / e-mail / Adresse) par la plateforme concernée, RcTrouver et/ou RcImmo et autres solutions à venir dans le seul but de permettre l'ouverture d'espace.

Vous avez également reconnu avoir pris connaissance et accepté nos Conditions Générales d'utilisation (CGU) et de Vente (CGV).

Retrouvez ci-dessous les conditions d'utilisation et consentement accordés en acceptant nos Conditions Générales d'Utilisation.

Référencement sur RcTrouver.com

Être référencé dans l’annuaire des professionnels

La base légale du traitement des données personnelles et de l’ensemble des contributions enregistrées sur l’espace qui recense les professionnels de l’annuaire ont pour seule fonction de permettre la diffusion d’informations, d’offres commerciales et promotionnelles ainsi que le traitement et suivi des pages entreprises et dossiers administratifs.

Traitement des données

L’administrateur de l’espace est par défaut la personne physique ou morale à l’initiative de l’ouverture du compte ou une tierce personne par délégation.

Le délégataire désigné administrateur de l’espace devra être identifiable par les utilisateurs.

L’administrateur et les utilisateurs de l’espace en fonction de leur rôle peuvent à tout moment accéder aux informations personnelles et aux contenus enregistrés par eux-mêmes ou un tiers autorisé pour y apporter des modifications, suppression partielle ou complète. 

La durée de conservation des données enregistrées sur l’espace peut être limitée dans le temps selon la nature du dossier concerné.

Les données personnelles pourront être conservées jusqu’à six (6) mois après la fin du contrat d'engagement ou d’une action administrative, juridique ou judiciaire justifiant une prolongation de la durée de stockage des informations personnelles et contributions enregistrées sur l’espace. La durée de stockage des données est également soumise au respect des conditions générales d’utilisation et de vente de la plateforme RcTrouver.

Pour plus d’information sur le traitement des données contactez l'administrateur de l'espace concerné, vous pouvez également nous contacter sur  rgpd@reseauconnect.com ou si vous estimez, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, consulter ou adresser une réclamation en cliquant sur le lien CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés).

Donner procuration à un tiers

Si une/des personnes n’était(ent) pas présente(s) le jour de la signature des documents, elle(s) doit(vent) donner procuration à un tiers présent le jour des signatures pour la/les représenter.

Chaîne de responsabilités

• Devoirs

Les entreprises, organismes et particuliers qui collectent des données personnelles doivent :

• Garantir la sécurité maximale des données personnelles
• Demander en aval le consentement des personnes concernées
• Etre transparents dans le traitement des données, ils ont une obligation d’information et de conseil des personnes concernées
• Respecter les droits de la personne concernée lors du traitement des données
• Dans les entreprises et organismes :
  • Tenir un registre des traitements de données – ce registre est obligatoire quand le volume d’une entreprise dépasse les 250 personnes
  • Nommer dans les entreprises ou organismes un délégué à la protection des données (DPO) 
  • Effectuer des analyses d’impact préalable aux traitements des données personnelles permettant de gérer au préalable les risques éventuels lors du traitement (une fuite des données par exemple)

L’organisme ou l’entreprise doit avoir une relation continue et intense avec la CNIL grâce au DPO RGPD pour une information fluide et rapide de l’autorité de contrôle en cas de violation des données personnelles.

Le non-respect d’une de ses nombreuses obligations réglementées dans le RGPD peut engager la responsabilité du responsable au traitement des données personnelles et engendrer des sanctions lourdes de conséquences pour l’entreprise ou l’organisme fautif  et cela depuis le 25 mai 2018.

Pour plus d'information, RCimmo vous invite à cliquer sur le lien CNIL

• Obligations

Les entreprises ou organismes qui collectent des données devront veiller à respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) afin de préserver la sécurité et les droits des la personnes concernées

Les points ci-dessous sont tirés du site de la CNIL et du RGPD chapitre III – Droits de la personne concernée.

Section 1 - Transparence et modalités

Article 12 - Transparence des informations et des communications et modalités de l'exercice des droits de la personne concernée

Section 2 - Information et accès aux données à caractère personnel

Article 13 - Informations à fournir lorsque des données à caractère personnel sont collectées auprès de la personne concernée

Article 14 - Informations à fournir lorsque les données à caractère personnel n'ont pas été collectées auprès de la personne concernée

Article 15 - Droit d'accès de la personne concernée

Section 3 - Rectification et effacement

Article 16 - Droit de rectification

Article 17 - Droit à l'effacement («droit à l'oubli»)

Article 18 - Droit à la limitation du traitement

Article 19 - Obligation de notification en ce qui concerne la rectification ou l'effacement de données à caractère personnel ou la limitation du traitement

Article 20 - Droit à la portabilité des données

Section 4 - Droit d'opposition et prise de décision individuelle automatisée

Article 21 - Droit d'opposition

Article 22 - Décision individuelle automatisée, y compris le profilage

Section 5 – Limitations

Article 23 – Champs de limitations de l’application du RGPD

• Risques / Sanctions

Nous vous rappelons que toutes les collectes d'information personnelles doivent être conformes au règlement général sur la protection des données (RGPD).

Une question ? Rapprochez-vous de la CNIL et des services compétents.

Durée de conservation des documents

Papiers à conserver 

Documents personnels

La conservation des documents personnels a pour objectif de permettre de prouver l’existence d’un droit ou le respect d’une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des pièces. Certains documents administratifs doivent être conservés à vie, d’autres ont des délais de conservation plus courts prévus par la réglementation.

Durée de conservation des documents liés à votre situation familiale

Les documents liés aux questions familiales doivent la plupart du temps être conservés de façon permanente.

C'est notamment le cas pour :

• les actes d'état civil (copies intégrales et extraits),
• les jugements de divorce ou jugements d'adoption,
• les contrats de mariage (documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs),
• les livrets de famille et diplômes.

Durée de conservation des papiers lié à votre assurance

En matière d’assurance, les quittances, avis d’échéance, courriers de résiliation doivent être conservés 2 ans à compter de la date du document, de même que le contrat d'assurance.

Les contrats d’assurance vie doivent être conservés 10 ans, par le bénéficiaire de l’assurance, dès qu’il a connaissance du contrat.

Durée de conservation des factures

Les factures d’électricité et de gaz doivent être conservées 5 ans, de même que les factures d’eau.

Durée de conservation des documents liés à votre logement

Les preuves du paiement des charges de copropriété, correspondances avec le syndic, procès-verbaux des assemblées générales de copropriété doivent être conservées 10 ans.

Les quittances de loyer, contrats de location, états des lieux doivent être conservés 3 ans après la durée de la location. Ces délais s’appliquent aux logements loués comme résidence principale, vides ou meublés.

Durée de conservation des papiers liés à votre activité professionnelle

Les bulletins de salaire, contrat de travail et certificats de travail doivent être conservés jusqu’à la liquidation de la retraite. Les attestations d’Assedic ou Pôle emploi doivent être conservées jusqu’à l’obtention de l’allocation chômage. Ces documents sont également utiles dans le cadre du calcul des droits à la retraite.

Pour en savoir plus

Suivez le lien  

Documents liés à une activité professionnelle

Les durées légales de conservation de vos documents

Documents civils et commerciaux

Les contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandise doivent être conservés pendant 5 ans.

Les déclarations en douane doivent être conservées pendant 3 ans.

Les contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers doivent être conservés 30 ans.

Les autres documents tels que les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales telles que les bons de commande, les bons de livraison... doivent être conservés 10 ans.

Documents et pièces comptables

Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans.

Documents fiscaux

L'article L102B du livre des procédures fiscales stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans [...] ». Cela concerne notamment l'impôt sur le revenu, l'impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises (CFE), la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), etc.

Documents sociaux

Les statuts de la société doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés.

Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...) doivent être conservés 10 ans.

Les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d'administration doivent être conservés pendant 3 ans.

Les sanctions en cas de non conservation de vos documents

Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions.

C'est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux : l'article 1734 du Code général des impôts précise qu'une « amende de [5 000 €] est applicable en cas d'absence de tenue [des] documents [demandés par l'administration dans l'exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.»

La législation évolue, tenez-vous informé.

Fiche pratique

Pour plus de détails téléchargez la fiche pratique en cliquant sur le lien  

Source de l'information : Service-public.fr 

Articles :

• Particuliers : Délais de conservation des papiers personnels
• Entreprises : Délais de conservation des papiers

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